Az MS adta, az MS elvette – Viszlát SharePoint 2010 Workflow!

A felhős szolgáltatások népszerűségének egyik kulcsa, hogy a folyamatos frissítéseknek köszönhetően szinte napi gyakorisággal érkeznek új funkciók. Nincs más dolgunk mint használatba venni őket. Így van ez a SharePoint Online esetében is. Üzleti felhasználóként végre nem kell az IT-ra várnunk, amíg hosszas jóváhagyási procedúrákat követően elérhetővé teszi számunkra is azokat a megoldásokat, amelyeket már évekkel ezelőtt láttunk egy szakmai konferencián vagy rosszabb esetben a konkurenciánál. Automatikusan megkapjuk ezeket, eljött a Kánaán és az IT is örülhet, hiszen nem nekik kellett ehhez a hétvégén szervert frissíteni. Mégis mi lehet az a tényező, amit szembe tudunk állítani ezzel a látszólag visszautasíthatatlan ajánlattal.

Nem Te döntesz

Egy földi megoldás esetében az új funkciók bevezetése a mi feladatunk. Cserébe mi dönthetünk róla, hogy mikor telepítünk egy frissítést, vagy váltunk egyel nagyobb verzióra. Mint ahogyan mi dönthetünk arról is, hogy egy adott megoldást mikor küldünk nyugdíjba. Természetesen vannak külső kényszerítő erők, mint például amikor egy adott termék támogatási életciklusa véget ér, ilyenkor lépnünk kell. Egy gyártó által tovább nem támogatott termék használata jelentős kockázat lehet. Azonban ebben az esetben is van mozgásterünk. Egy kevésbé kritikus rendszer esetében dönthetünk úgy, hogy vállaljuk a kockázatot és majd egy későbbi időpontban kivezetjük, vagy akár úgy is, hogy a többi rendszerünktől elkülönítve “beteszünk egy szervert a sarokba” és úgy hagyjuk az idők végezetéig. Ezt megtehetjük egy földi rendszer esetében. A felhőben azonban más a helyzet.

Leszóltak fentről

SharePoint 2010 workflows will be retired in 2020
For customers using SharePoint 2010 workflows, we recommend migrating to Power Automate during 2020 to maintain continuity in any business process.    

Starting August 1st, 2020, SharePoint 2010 workflows will be turned off for newly created tenants.  
Starting November 1st, 2020, Microsoft will begin to remove the ability to run or create SharePoint 2010 workflows from existing tenants.

https://aka.ms/sp-workflows-update

Ez az értesítés július 6-án landolt az előfizetőknél, szűk négy hónapot hagyva a SharePoint 2010 workflow-k kiváltására. Ráadásul ennek az időszaknak egy jelentős része egybe esik a nyári szabadságok idejével, tovább szűkítve a rendelkezésre álló időt. Bár van némi ellenállás a UserVoice-on, és talán sikerül kiharcolni egy későbbi időpontot, mindenképpen el kell kezdeni a felkészülést.

Oké, de mit tudunk tenni?

Az első kérdés, hogy kell-e bármit tenni. Ha egyáltalán nem használtok 2010-es workflow-kat akkor jelenleg nincsen teendő. Ezt azonban érdemes alaposan ellenőrizni, ugyanis pl. a beépített dokumentum jóváhagyási munkafolyamat is 2010-es workflow-ra épül..

Érint ez minket egyáltalán?

A változás csak az Office/Microsoft 365 csomagban lévő SharePoint Online-ra vonatkozik. Tehát ha nem “felhős”, hanem on-premise/földi SharePointot használtok, akkor nincs teendő. Azonban már most érdemes megjegyezni, hogy a bejelentéshez kapcsolódó cikkek több helyen is említik a SharePoint Server esetében a 2026-os dátumot. Ekkor ér majd véget a SharePoint Designer és vele együtt a “földi” 2010/2013 workflow-k támogatása is. Valamint ha a közeljövőben migrálnátok SharePoint Online-ba, akkor az esetlegesen meglévő workflow-k kiváltásáról is gondoskodni kell.

Ha SharePoint Online-t, de 2013-as workflow-kat használunk, akkor hátradőlhetünk?

Egyelőre igen, de a jövőbeni irányt jól mutatja, hogy 2020 novembertől az új bérlők esetében alapbeállítás szerint már ki lesz kapcsolva a 2013-as workflow is. És hogy ne legyen kétség a további szándékokat illetően: csak PowerShellből lehet majd bekapcsolni.

Honnan tudjuk, hogy használunk-e SharePoint 2010 Workflow-kat?

Ebben segít a SharePoint modernization scanner eszköz. Ennek Workflow reports funkciójával kinyerhető a használatban lévő workflow-k listája.

Mi fog történni pontosan?

  • 2020 augusztus 1 után az újonnan létrehozott bérlők esetén már nem lesz lehetőség 2010-es workflow-k használatára
  • 2020 november 1 után az összes bérlő esetében fokozatosan tiltásra kerülnek a 2010-es workflow-k. Sem újat létrehozni, sem pedig a meglévőket futtatni nem lehet majd.

Hol találok további infókat?

Support update for SharePoint 2010 workflows in Microsoft 365
https://aka.ms/sp-workflows-update

SharePoint 2010 workflow retirement
https://aka.ms/sp-workflows-support

Guidance: Migrate from classic workflows to Power Automate flows in SharePoint
https://aka.ms/sp-workflows-guidance

Getting started with the SharePoint modernization scanner
https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/transform/modernize-scanner

User Voice: Postpone Designer 2010 Workflow Engine Retirement
https://sharepoint.uservoice.com/forums/330318-sharepoint-administration/suggestions/40856713-postope-designer-2010-workflow-engine-retirement

Szóljon hozzá!